Cómo contratar a un conductor en Colombia: contratista o empleado
La pregunta que casi todos se hacen mal. Cómo le pagas no decide si hay vínculo laboral — son dos ejes distintos, y confundirlos es lo que termina en un juzgado.
Lo esencial
- Fijo, porcentaje o mixto es la forma de pago. No dice nada sobre si hay contrato laboral.
- Lo que define el vínculo laboral es la subordinación, no el nombre del documento.
- Con contratista: documento soporte más verificación de sus aportes. Las dos, o no hay deducción.
- La ARL de un conductor es riesgo IV o V, y ahí la afiliación y el pago le corresponden al contratante.
- La exoneración de parafiscales solo aplica desde dos empleados: son 13,5 puntos.
- Si asumes sus gastos, le fijas el pago y le pagas la seguridad social, los indicios se acumulan.
Los dos ejes que se confunden
Casi toda la confusión de este tema viene de tratar como una sola pregunta lo que son dos:
Cómo le pagas
Qué figura jurídica hay
Qué es el contrato realidad
Es el principio de que la realidad prima sobre los papeles. Un contrato de trabajo existe cuando concurren tres elementos: la prestación personal del servicio, la subordinación y la remuneración. Si esos tres están, hubo contrato laboral, aunque el documento firmado diga “prestación de servicios” y aunque las dos partes lo hubieran querido así.
El elemento que decide casi siempre es la subordinación: la facultad de darle órdenes, imponerle horarios y condiciones, y exigirle cumplirlas.
Estos son los indicios que se acumulan en el transporte de carga:
Lo que cuesta cada figura
Contratar por prestación de servicios es más barato. No es un secreto y no tiene nada de irregular cuando la figura corresponde a la realidad. La diferencia son las prestaciones sociales — prima, cesantías, intereses y vacaciones — y los aportes patronales, que en el contratista no existen porque cotiza él.
Pero hay un umbral que casi nadie conoce y que cambia bastante la cuenta:
| Aporte patronal | Con 1 empleado | Con 2 o más |
|---|---|---|
| Salud | 8,5% | exonerado |
| SENA | 2% | exonerado |
| ICBF | 3% | exonerado |
| Pensión | 12% | 12% |
| Caja de compensación | 4% | 4% |
El artículo 114-1 del Estatuto Tributario exonera de SENA, ICBF y salud por los trabajadores que ganen menos de diez salarios mínimos — $17.509.050 en 2026 —, pero cierra con una frase que excluye a media Colombia: “Lo anterior no aplicará para personas naturales que empleen menos de dos trabajadores, los cuales seguirán obligados a efectuar los aportes”.
Traducido al transporte: si eres persona natural y tienes un solo conductor empleado, pagas 13,5 puntos más por él que quien tiene dos. El segundo camión no solo trae más flete: cambia la aritmética del primero. La caja de compensación, ojo, no se exonera nunca.
Si contratas por prestación de servicios
Hay dos requisitos para que lo que le pagues sea deducible, y el segundo es el que casi nadie cumple:
El documento soporte
La verificación de sus aportes
Cómo decidirlo sin adivinar
La pregunta útil no es “¿cuál me sale más barato?” — ya sabemos la respuesta. Es “¿qué tan expuesto estoy hoy?”, y se responde mirando la relación real, no la contabilidad.
Si tu conductor maneja también para otros, pone sus propios gastos y organiza su tiempo, la figura de contratista se sostiene sola. Si trabaja solo para ti, con tu camión, con tu combustible, en los viajes que tú le asignas y por una suma que tú fijas, la figura está puesta sobre algo que se le parece bastante a un empleo — y esa es una conversación para tener con un abogado laboral, no para resolver leyendo una guía.
Preguntas frecuentes
¿Pagarle un porcentaje del flete lo vuelve contratista?
No. La forma de pago y la existencia de vínculo laboral son cosas distintas. Un conductor por porcentaje puede tener contrato laboral, y uno con sueldo fijo mensual puede ser contratista. Lo que define el vínculo es la realidad de la relación: subordinación, prestación personal del servicio y remuneración.
¿Qué es el contrato realidad?
Es el principio de que la realidad prima sobre lo que digan los papeles. Si un juez encuentra que había subordinación —horarios, instrucciones, exclusividad, herramientas del empleador—, declara que había contrato laboral aunque el documento firmado diga «prestación de servicios», y el empleador debe prestaciones y aportes retroactivos más sanciones.
¿Cuándo tengo exoneración de aportes parafiscales?
Como persona natural empleadora, desde dos trabajadores. El artículo 114-1 del Estatuto Tributario exonera de SENA, ICBF y salud por los empleados que ganen menos de 10 salarios mínimos, pero excluye expresamente a las personas naturales que empleen menos de dos trabajadores.
¿Cuánto vale esa exoneración?
13,5 puntos sobre la nómina de cada trabajador: 8,5% de salud, 2% de SENA y 3% de ICBF. La caja de compensación, que es 4%, nunca se exonera. Con un solo conductor empleado pagas esos 13,5 puntos; con dos, no.
Si el conductor es contratista, ¿qué necesito para deducir lo que le pago?
Dos cosas, no una: el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, y la verificación de que él está afiliado y pagando sus aportes a seguridad social. Sin lo segundo la deducción se cae aunque el documento esté perfecto.
¿Puedo pagarle los aportes a seguridad social a un contratista?
La ley te exige verificarlos, no pagarlos. Pagarlos tú es una práctica común para asegurarte de que existan, pero la planilla va a nombre de él como independiente. Ten en cuenta que asumir su seguridad social suma como indicio en un eventual contrato realidad.
Quadre lleva las dos figuras sin obligarte a escoger mal
Fuentes:
- Estatuto Tributario, artículo 114-1 (exoneración de aportes) — compilación de la DIAN
- Estatuto Tributario, artículo 108 parágrafo 2 (verificación de aportes para la procedencia de la deducción)
- Decreto 1070 de 2013, artículo 3 (Gestor Normativo, Función Pública)
- Decreto 723 de 2013, afiliación a riesgos laborales de contratistas (Función Pública)
- Código Sustantivo del Trabajo, artículos 22, 23 y 24 (elementos del contrato de trabajo)
- Decreto 1469 de 2025: salario mínimo 2026, $1.750.905
Verificado el 6 de septiembre de 2026. Esta guía es informativa: no reemplaza la norma ni la asesoría de tu contador o tu abogado. Quién está obligado a qué, y bajo qué figura, lo define tu contador con tu caso a la vista. Las cifras en pesos corresponden a 2026 y cambian cada año con el salario mínimo y la UVT.