Factura electrónica en el transporte de carga: quién factura, cuándo y cómo llega al RNDC
En el transporte de carga la factura no termina en la DIAN: también se registra en el RNDC, y el generador la tiene que aceptar. Si se atrasa, el sistema deja de expedir remesas.
Lo esencial
- La empresa de transporte le factura el flete al generador de la carga. El flete no lleva IVA.
- Cada remesa se factura dentro de los 5 días siguientes a la entrega, salvo plazo pactado de hasta 90 días.
- La factura se registra en el RNDC con el consecutivo y el radicado de sus remesas.
- El generador la acepta en 5 días hábiles; si no, el RNDC la acepta solo si el flete cumple el SICE-TAC.
- Si más del 20% de las facturas o remesas se atrasa, el RNDC deja de expedir remesas nuevas.
- El propietario del camión le factura a la empresa solo si está obligado; si no, la empresa le hace documento soporte.
Quién le factura a quién
En un viaje con empresa de transporte hay dos relaciones de pago, y cada una tiene su documento:
Empresa de transporte → generador de la carga
Propietario del camión → empresa de transporte
Cómo llega la factura al RNDC
Desde el 22 de febrero de 2024 las empresas de transporte deben registrar su facturación electrónica en el RNDC, y desde el 1 de enero de 2025 el generador tiene que aceptarla allí. Todo quedó compilado en la Resolución 20263040016075 del 29 de abril de 2026. El recorrido es este:
| Paso | Quién | Plazo |
|---|---|---|
| Entrega de la mercancía y cumplido de la remesa | Empresa | — |
| Emitir la factura y registrarla en el RNDC | Empresa | 5 días tras la entrega (o lo pactado, máx. 90) |
| Aceptar la factura en el RNDC | Generador | 5 días hábiles |
| Aceptación automática si no responde | RNDC | Si el flete cumple el SICE-TAC |
El RNDC no recibe un PDF: recibe el XML de la factura ya validada por la DIAN, con la firma digital, y ese XML tiene que traer el consecutivo y el radicado de las remesas que factura. Una factura que no dice qué remesas cubre no sirve para el RNDC.
Si la empresa y el generador pactan facturar en otro plazo, el generador debe reportar ese plazo en el RNDC antes de que se expida la remesa, y no puede pasar de 90 días.
El control del 20%: por qué el atraso frena la operación
El manual del RNDC trae dos controles que convierten una factura atrasada en un problema de operación, no solo de papeles:
Facturas sin aceptar
Remesas cumplidas sin facturar
Cuándo el propietario del camión no está obligado a facturar
Una persona natural que solo presta servicios excluidos de IVA —y el transporte de carga lo es— no está obligada a facturar si cumple las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, que el Decreto 1625 de 2016 (artículo 1.6.1.4.3) aplica a la factura. Las que más pesan en transporte:
| Condición | Tope | En pesos de 2026 |
|---|---|---|
| Ingresos brutos del año anterior o del actual | Menos de 3.500 UVT | $183.309.000 |
| Consignaciones bancarias del año | Menos de 3.500 UVT | $183.309.000 |
Un propietario de un solo camión puede quedar por debajo. Uno con tres camiones normalmente lo supera. Y ojo con las consignaciones: si la empresa te gira el flete completo y tú pagas con eso el ACPM y los peajes, todo ese dinero pasa por tu cuenta y cuenta para el tope, aunque no sea ganancia.
Estar obligado y estar habilitado son dos cosas distintas. La obligación llega sola cuando cumples las condiciones; la habilitación es un trámite que tú inicias ante la DIAN. Se puede estar obligado y seguir sin habilitarse, y eso ya es un incumplimiento.
Preguntas frecuentes
¿Quién factura en el transporte de carga?
La empresa de transporte le factura el flete al generador de la carga. Y si el propietario del camión está obligado a facturar, le factura a la empresa el Valor a Pagar del manifiesto. Si no está obligado, es la empresa la que emite un documento soporte por lo que le paga.
¿La factura del flete lleva IVA?
No. El artículo 476, numeral 9, del Estatuto Tributario excluye del IVA el transporte público o privado de carga nacional e internacional, terrestre, marítimo, fluvial y aéreo.
¿En cuánto tiempo hay que facturar una remesa?
Dentro de los 5 días siguientes a la entrega de la mercancía en el punto de descargue, según el manual del RNDC adoptado por la Resolución 20263040016075 de 2026. Si la empresa y el generador pactan otro plazo, el generador debe reportarlo en el RNDC antes de expedir la remesa, y no puede pasar de 90 días.
¿Qué pasa si el generador no acepta la factura en el RNDC?
Tiene 5 días hábiles para aceptarla. Si no lo hace, el RNDC la acepta automáticamente siempre que el flete de cada remesa no esté por debajo del SICE-TAC. Si la rechaza, las remesas de esa factura quedan pendientes por facturar y la empresa debe corregirla.
¿Qué es el control del 20% en el RNDC?
Son dos límites. Si las facturas sin aceptar de más de 5 días hábiles superan el 20% de las radicadas en los últimos 30 días para un generador, el RNDC no deja expedir remesas nuevas para ese generador. Y si las remesas cumplidas sin facturar pasan del 20%, tampoco deja expedir remesas nuevas.
Soy dueño de un camión, ¿estoy obligado a facturar?
Depende de tus ingresos. Una persona natural que solo presta servicios excluidos de IVA —como el transporte de carga— no está obligada a facturar si sus ingresos y sus consignaciones del año están por debajo de 3.500 UVT ($183.309.000 en 2026) y cumple las demás condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario. Tu contador lo confirma con tus cifras.
La factura sale del viaje que ya registraste
Fuentes:
- Resolución 20263040016075 del 29 de abril de 2026, Ministerio de Transporte: normatividad del RNDC y su manual
- Decreto 1017 de 2025, artículo 14: pago del flete (Gestor Normativo, Función Pública)
- Estatuto Tributario, artículo 476, numeral 9 (Secretaría del Senado)
- Decreto 1625 de 2016, artículo 1.6.1.4.3: no obligados a facturar (Compilación Jurídica de la DIAN)
- Resolución DIAN 000238 de 2025: UVT 2026, $52.374
Verificado el 18 de septiembre de 2026. Esta guía es informativa: no reemplaza la norma ni la asesoría de tu contador o tu abogado. Quién está obligado a qué, y bajo qué figura, lo define tu contador con tu caso a la vista. Las cifras en pesos corresponden a 2026 y cambian cada año con el salario mínimo y la UVT.