Política de Privacidad

En QUADRE S.A.S. (en adelante Quadre, accesible desde quadre.app), nos comprometemos a proteger la privacidad de nuestros usuarios. Esta política describe cómo recopilamos, usamos y protegemos su información personal de conformidad con la Ley 1581 de 2012 de Colombia y sus decretos reglamentarios.

1. Qué datos recopilamos

Recopilamos la siguiente información cuando usted utiliza nuestra plataforma:

• Datos de identificación: nombre completo, correo electrónico, número de teléfono.
• Datos de cuenta: credenciales de acceso (email y contraseña cifrada, o autenticación vía Google OAuth).
• Datos financieros: registros de ingresos, gastos, fletes, comisiones, datos bancarios de conductores (nombre del banco, número de cuenta, tipo de cuenta).
• Documentos: fotos de manifiestos de carga, remesas, facturas, recibos de pago, comprobantes de liquidación, certificados bancarios.
• Fotos de perfil: imágenes de perfil de administradores, conductores y vehículos.
• Datos de uso: información técnica como dirección IP, tipo de navegador y patrones generales de uso de la plataforma.
• Mensajes con Sara (WhatsApp): texto, audios, fotos de documentos (recibos, manifiestos, licencias), videos cortos y, si nos los compartes, datos de ubicación. Los audios se transcriben automáticamente para procesar tu solicitud.

2. Cómo usamos los datos

Utilizamos su información para:

• Proveer y operar el servicio de contabilidad de transporte.
• Autenticar su identidad y gestionar el acceso a su cuenta.
• Generar reportes financieros, liquidaciones y análisis de rentabilidad.
• Facilitar la comunicación entre administradores y conductores.
• Mejorar la experiencia del usuario y la funcionalidad de la plataforma.
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.

3. Almacenamiento y seguridad

Sus datos se almacenan en infraestructura segura proporcionada por:

• Supabase: base de datos PostgreSQL con cifrado en reposo, autenticación y políticas de seguridad a nivel de fila (Row Level Security).
• Supabase Storage: almacenamiento de archivos y documentos con control de acceso.
• Vercel: hosting de la aplicación con HTTPS obligatorio y headers de seguridad.

Implementamos medidas técnicas y organizacionales razonables para proteger sus datos contra acceso no autorizado, pérdida o alteración. Sin embargo, ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico es completamente seguro.

4. Compartir datos con terceros

No vendemos ni alquilamos sus datos personales a terceros. Solo compartimos información con:

• Proveedores de infraestructura: Supabase y Vercel, quienes actúan como encargados del tratamiento de datos bajo sus respectivas políticas de privacidad.
• Google LLC: si usted elige autenticarse con Google OAuth, Google recibe información limitada según su política de privacidad. Adicionalmente, utilizamos la API de Google Gemini para procesar y generar las respuestas del asistente Sara con base en sus mensajes.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp): cuando usted interactúa con nuestro asistente Sara por WhatsApp, los mensajes pasan por la infraestructura de WhatsApp Business API operada por Meta. Meta procesa los mensajes según su política de privacidad.
• Pasarela de pagos (Wompi): para procesar pagos de suscripción. Wompi recibe los datos necesarios para la transacción y los trata bajo su propia política.
• Autoridades competentes: cuando sea requerido por ley o por orden judicial.

5. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la autenticación y la sesión del usuario. No utilizamos cookies de terceros con fines publicitarios ni de rastreo. Las cookies de sesión se eliminan automáticamente al cerrar sesión o al expirar.

6. Asistente Sara, WhatsApp e inteligencia artificial

Quadre opera un asistente conversacional llamado Sara al que puede acceder por WhatsApp. Sara es un sistema automatizado, no un agente humano, y procesa sus mensajes mediante modelos de inteligencia artificial.

Datos que se procesan al interactuar con Sara

• Mensajes de texto, notas de voz (que se transcriben), imágenes (recibos, manifiestos, licencias, fotos de documentos) y videos cortos.
• Su número telefónico de WhatsApp y nombre del perfil de WhatsApp, conforme las políticas de Meta.
• El historial de la conversación, para mantener contexto entre mensajes.

Cómo se procesan

• Los mensajes son enrutados a través de WhatsApp Business API operada por Meta Platforms Ireland Ltd.
• El contenido de los mensajes se envía a la API de Google Gemini (Google LLC) para generar la respuesta de Sara y para extraer datos estructurados de los documentos que usted envía.
• Los resultados se almacenan en su organización dentro de Quadre (la base de datos en Supabase) para que pueda consultarlos posteriormente desde la web o el chat.
• No utilizamos sus mensajes para entrenar modelos de IA propios. Google Gemini opera bajo sus propios términos para clientes de API y, según la configuración contractual, no usa la entrada de la API para entrenamiento.

Consentimiento (opt-in)

Al iniciar una conversación con Sara, registrar su número de celular en Quadre o ser invitado por su empresa como administrador o conductor, usted consiente recibir mensajes automatizados de Sara relacionados con la operación contable y logística de su empresa (confirmaciones de viajes, recordatorios, alertas de mantenimiento, respuestas a sus consultas).

Cómo darse de baja (opt-out)

• Escriba SALIR, STOP o BAJA en el chat con Sara en cualquier momento.
• Solicite la baja por correo a soporte@quadre.app.
• Bloquee el contacto desde su aplicación de WhatsApp.

Tras la baja, Sara dejará de enviarle mensajes proactivos. Si vuelve a escribir, se interpretará como reactivación del consentimiento.

7. Derechos del usuario

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, usted tiene derecho a:

• Conocer: acceder a sus datos personales que tengamos almacenados.
• Actualizar: rectificar sus datos cuando sean inexactos o estén desactualizados.
• Suprimir: solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recopilados.
• Revocar: revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Reclamar: presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos.

Para ejercer estos derechos, comuníquese con nosotros a través de los canales indicados en la sección de contacto.

8. Retención de datos

Conservamos sus datos personales mientras su cuenta esté activa o mientras sea necesario para prestar el servicio. Los datos financieros y contables se conservan por el período exigido por la legislación tributaria colombiana. Al eliminar su cuenta, procederemos a eliminar o anonimizar sus datos personales en un plazo razonable, salvo obligación legal de conservación.

9. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política de privacidad periódicamente. Los cambios significativos serán notificados a través de la plataforma. La fecha de la última actualización se indica al inicio de este documento. El uso continuado del servicio después de cualquier modificación constituye la aceptación de los nuevos términos.

10. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta política de privacidad o desea ejercer sus derechos como titular de datos, puede contactarnos a través de:

• Correo electrónico: soporte@quadre.app
• Sitio web: quadre.app